Secrétaire de laboratoire de recherche
Réf. 2021-642840
Assistante / Assistant de gestion comptable
Université de Nantes
Fonction publique de l'Etat
Catégorie B (profession intermédiaire)
Date de publication 17/06/2021
Date de fin de publication 09/07/2021
Descriptif du poste
ACTIVITÉS PRINCIPALES
- Réaliser des budgets prévisionnels (appels à projets « recherche », organisation de colloques)en collaboration avec les porteurs de projets, et rédaction des conventions financières liées aux subventions extérieures.
- Réaliser le bilan financier du colloque en collaboration avec le Service financier de l’UFR.
- Suivre les demandes de subventions déposées auprès du laboratoire (pour participation à des colloques, enseignants-chercheurs et doctorants)
- Gérer les dossiers de remboursements de frais de missions (environ 100 dossiers/an) dans le respect de la règlementation financière et comptable.
- Gérer environ 170 commandes/an, et rédaction des certificats administratifs dans le respect des règles financières et comptables.
Activités secondaires
- Prises de notes lors des réunions (2 AG/an, 6 Conseils de laboratoire/an) et rédaction des procès-verbaux ; rédaction des courriers.
- Organisation des élections de l’Assemblée générale du laboratoire
- Gestion des dossiers de recrutement des tuteurs étudiants (colloques).
Descriptif de l'employeur
Ancrée au cœur de Nantes, ville réputée pour sa vitalité, sa culture, son développement économique et sa qualité de vie, l’Université de Nantes a porté en 50 ans la formation et la recherche au plus haut niveau. Au sein de ses campus, les savoirs se croisent. Pôle majeur d’enseignement supérieur et de recherche du Grand Ouest, elle porte la pluridisciplinarité dans son identité : 38 000 étudiants et 4 000 personnels s’y côtoient au sein de 20 composantes, 295 disciplines y sont représentées, 44 laboratoires travaillent sur tous les champs du savoir.
La Faculté des Langues et Cultures Etrangères (FLCE) : 3.200 étudiants / deux filières de formation (LEA et LLCEr) / niveau Licence et Master / DU.
Composition du Laboratoire CRINI: 1 secrétariat temps complet, 1 Chargé de communication (40%)
54 Enseignants-chercheurs au laboratoire, 16 Doctorants et 3 contrats doctoraux (dont 2 Arts, Lettres, Langues).
Seul.e secrétaire du laboratoire, elle (il) devra assurer, avec une grande autonomie, des fonctions polyvalentes d’assistance technique et logistique notamment lors de l’organisation des manifestations diverses, colloques, congrès de sociétés savantes, journées d’études et séminaires. (Réservation des salles, assurer le suivi des inscriptions des participants, commander les traiteurs, réserver les billets de transport et les hôtels. Le jour du colloque : accueillir, veiller à l’organisation matérielle).
Il. elle sera en relation avec les services de la Direction de la Recherche, des Partenariats et Innovation (DRPI) de l’UN afin d’informer les enseignants-chercheurs (appels à projets, règlementation, directives) et de participer à l’élaboration de leurs dossiers de demandes de subventions.
Il. elle est sous l’autorité du / de la Secrétaire Général(e) de la FLCE et sous l’autorité fonctionnelle du/de la Directeur(trice) du laboratoire.
Conditions particulières d'exercice
- Poste 100% requis - lourde charge de travail
- Présence nécessaire 5 à 6 samedis par an lors de l’organisation des colloques
- Disponibilité : amplitude horaire pouvant varier lors de certaines manifestations
- Possibilité de délocalisation de certaines manifestations
Profil recherché
Type de recrutement : catégorie B, titulaire ou contractuel.le, CDD 1 an (1er septembre 2021 au 31 août 2022)
- vacance d'un emploi dans l'attente du recrutement d'un fonctionnaire (6.5)
- emploi relevant de la fonction publique d’Etat
- emploi vacant
· Rémunération : selon la grille indiciaire de la fonction publique catégorie B pour les titulaires et la charte de gestion des contractuels de l’Université de Nantes pour les non titulaires
· Formation et/ou qualification : Baccalauréat minimum ; Bac +3 à +5 apprécié
· Domaine de formation souhaité : gestion administrative, gestion comptable, communication culturelle/scientifique à l’international
· Expérience antérieure en gestion administrative et communication scientifique bienvenue
- Savoirs généraux :
- Parfaite maîtrise de la langue française
- Compétence en anglais (écrit, niveau B1 minimum) et autre langue souhaitée
- Savoirs « finances » :
- Connaissance des règles de comptabilité publique,
- Utilisation quotidienne du logiciel SIFAC ; de tableurs Excel (dont réalisation de tableaux de bord)
Savoir-faire opérationnels :
- Aisance avec l’outil informatique (mise en place de réseaux de diffusion…), culture Internet
- Gestion des données quantitatives du laboratoire et de leur mise à jour (classement, traitement des informations à l’usage des évaluations)
- Polyvalence et capacité à communiquer avec divers partenaires nationaux et internationaux (laboratoires, instituts et organismes de recherche, éditeurs, associations…)
- Autonomie dans le traitement de l’information ; capacité à la diffuser
Savoir-être :
- Bonne faculté d’adaptation à l’environnement du monde universitaire et de la recherche
- Réactivité, prise d'initiatives et anticipation requises
- Adaptabilité à l’évolution des outils bureautique et numérique
- Bonne capacité à travailler en équipe ; faire preuve d’une grande diplomatie, d’un respect de la confidentialité
Niveau d'études minimum requis
Niveau 4 Baccalauréat
Langues
- FrançaisMaîtrise
Information complémentaires
Information complémentaires
· Date limite de réception des candidatures : 09/07/2021 à 12h00
· Date de la commission de recrutement : 16 juillet (après-midi)
· Date de prise de fonctions souhaitée : 1er septembre 2021
Adresser votre candidature exclusivement par mail à recrutement-biatss@univ-nantes.fr
- CV + lettre de motivation
- derniers arrêté d’échelon
- compte-rendu d’entretien professionnel
Nature de l'emploi
Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels