Le département de FLE de la Faculté des Sciences de Paris-Saclay recrute un.e assistant.e administrative et pédagogique.
Durée du contrat : 3 mois (CDD à temps plein)
L’assistant FLE est en charge du secrétariat pédagogique et administratif pour les différents programmes de FLE proposés au service des langues (Plus de 400 étudiants internationaux sur l’année). Il assiste les responsables FLE dans l’organisation, la gestion et la mise en place des cours et des activités FLE. Il a plus spécifiquement pour mission de gérer quotidiennement les échanges d'informations avec les étudiants, les enseignants, les secrétariats pédagogiques des filières dans lesquelles sont inscrits les étudiants internationaux et les différents services de l’université. Il gère les inscriptions et le suivi des étudiants. Toutes ces tâches nécessitent une capacité d'adaptation et de réactivité importante. La maîtrise des outils collaboratifs sur internet (documents partagés) est vivement souhaitée.
Tâches principales.
-Gérer les inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants en FLE.
-Aider à la mise en forme, au tirage et à la diffusion des plaquettes d’information. Assurer l’affichage au Service des Langues et en ligne.
- Répondre aux nombreuses demandes de renseignements de l’étranger et de France, en présentiel, par mél et par téléphone. Alimenter les bases de données.
-Recueillir et classer les informations concernant les étudiants en FLE (filière, option FLE obligatoire ou pas, suivi des paiements, …) en collaboration avec les différents services, filières et établissements partenaires
-Vérifier rigoureusement les dossiers (listes d’étudiants définitives, inscriptions, interface avec les enseignants, les filières, la Formation continue et les services financiers).
-Participer à la préparation et la conception de documents administratifs et pédagogiques variés (supports Excel, formulaires Sphynx, Google Forms, etc…) pour toutes les activités FLE.
-Classer toutes les informations dans des dossiers partagés avec l’équipe pédagogique.
-Vérifier, classer et effectuer le suivi des dossiers de candidatures au DU FLE
-Accompagner les étudiants en DU FLE dans leurs démarches administratives avant et après leur arrivée en France
-Aider à la campagne de recrutement d’intervenants de FLE.
-Accueillir, orienter et informer les intervenants (environ une vingtaine d’intervenants presque tous extérieurs) et les assister sur le plan logistique (salles, matériels…).
-Préparer et suivre les dossiers HCC des enseignants
-Mise à jour des emplois du temps, des listes d’inscrits (et des listes d’attente), des groupes, des feuilles de présence.
-Editions des Relevés des absences.
-Préparation des attestations d’assiduité et/ou de résultats après vérification.
Accueil des étudiants et gestion de la Salle Multimédia FLE. Préparation de formulaires et d’outils de communication.
Anglais niveau B1 minimum (étudiants non francophones).
Date de prise de fonction : Dès que possible.
Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation par Courriel : candidatures-fle.langues@universite-paris-saclay.fr